大手鉄道会社
電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの構築
- 電子帳簿保存法対応
- オペレーティング・IT-BPO
- Box
- invoiceAgent
- 運輸・通信業
- 文書管理
背景 / 課題
- 膨大な紙文書の保管コスト増大。
- 紙文書が中心であること、及び、情報が一元管理されていないことによる非効率な業務プロセス。
プロジェクトゴール
- 電子帳簿保存法（以下、電帳法） に対応した文書管理システムの構築による業務効率化の実現及びペーパーレス化の促進。
ZEINの役割
- 現行業務をペーパーレス化し、保管コストの削減や監査における文書の検索性を向上するための業務プロセスを策定。
- 国税関係書類のペーパーレス化を促進する上で必要不可欠な、電帳法の法令要件への対応や国税庁対応支援。
- 電帳法に対応した文書管理システムの導入及び、クラウドストレージ・電子契約システムとの連携による既存環境の活用。
システム全体像
ポイント
1. スキャナ保存対応によるペーパーレス化の促進
これまで紙文書で保存していた国税関係書類を、電帳法のスキャナ保存要件に対応した文書管理システム（SPA）を導入することで電子データ化し、ペーパーレス化を促進。紙文書の保管コストの削減や文書の検索性向上による監査対応における業務効率化を実現。
2. 電帳法対応経験者による法令要件への対応
過去に電帳法対応の経験があるメンバーが参画することで、個別の法令要件を早く・深く理解し、確実なシステム機能の構築を実現。合わせて、顧客の国税庁への申請支援も実施。（令和3年度の税制改正前の対応）
3. 外部システム連携による既存環境の有効活用
導入済みの容量無制限のクラウドストレージ（Box）を文書のアーカイブ先として活用することで、文書管理システム（SPA）のライセンス、運用管理コストを低減。電子契約システムと連携し、文書管理システム側で電子契約システム側のデータの一元管理も実現。