ドキュメントマネジメントとは

企業内には多くのコンテンツ（ドキュメント）が存在しています。
コンテンツには個人文書と共有文書がありますが、業務を遂行するうえでは、共有文書の利用が不可欠となります。

個人文書

個人で管理している書類のことです。備忘録や業務を遂行するうえでのメモなど、自身の業務を円滑に進めるために利用します。

共有文書

企業全体で保存・管理を行う文書を指します。企業内にはさまざまな業務がありますが、社内文書や関係するデータ（日付や地域、分類情報など）を作成したり、活用したりして業務を行うことがほとんどです。

ドキュメントマネジメントの目的

ドキュメントマネジメントは、「コンテンツの所在や利用者を把握できる状態にする」ことを目的としています。ただ保管するだけではなく、適切な場所に保管し、活用したいときにいつでも取り出せる状態にしておく必要があります。
コンテンツの履歴の管理や人の管理に加えて、保管期限を過ぎた書類の処分や書類を把握しやすいように分類する作業も求められます。文書管理は、これらのサイクルを一元管理した状態で行わなければいけません。

ドキュメントマネジメントのメリット

ドキュメントマネジメントシステムを導入することにより、発生から廃棄までのライフサイクルにおいて多くのメリットがあります。保存・管理の容易性・検索性、改編に伴うバージョン管理、年限管理による廃棄、保管・廃棄コストの削減などに加え、コンプライアンスを担保するためのセキュリティ強化/データ保護/改ざん防止が挙げられます。
特に、コンテンツは機密情報を含むため、適切な機密レベルに応じた管理が求められます。そのライフサイクルに応じた、公開、改定を規定することで意図しない漏洩や流出の予防や情報アクセスの統制が可能になります。

ドキュメントマネジメントの実現

規定・方針の策定

適切な管理（法規制（会社法、個人情報保護法、電帳法など）に則った管理）のため情報の管理規定が必要となります。規定では、目的、対象範囲、機密区分、責任、開示・公表ルール、廃棄、所管部門等を定義する必要があります。

システム導入

システムで管理するコンテンツを整理し、導入後の業務を意識したシステムを導入する必要があります。