大手グローバル物流会社
ワークフローシステム導入による申請業務の効率化
- ビジネスプロセスオートメーション
- ワークフロー
- Microsoft 365
- 運輸・通信業
- Nintex
- SharePoint
背景 / 課題
- 各種申請・承認業務がシステム化されておらずアナログ（紙等）での業務実行が必要なため非常に負荷が高い状況。
- 社内押印申請は種類も多く、また多数の部門へまたがった申請・承認が必要であり業務負荷が高い。
プロジェクトゴール
- 押印申請のワークフローシステム導入による、社内業務の効率化及びデータの一元管理。
ZEINの役割
- 従来の紙業務からデジタルプロセスへの移行に向けた業務フローの見直し。
- ユーザーだけでなく管理者を含めた効率化を実現するための業務/システム設計。
- 既存環境の制約やコスト・開発効率性を考慮したパッケージの選定及びワークフローシステムの早期展開。
システム全体像
ポイント
1. リードタイムの短縮および管理の効率化
従来必要書類を専用フォルダで管理し、メールでやり取りする申請・承認結果を総務部が取りまとめていたが、システム上で完結させることで申請開始から承認完了までのリードタイムを短縮。また、申請/承認情報・その他添付資料を一元管理し、申請・承認状況の確認・分析の効率化を実現。
2. ペーパーレス化によるテレワーク促進
PC及びスマートフォンからの申請・承認作業が可能になったことで、ペーパーレス化およびマルチワークプレイス環境を実現。テレワークの促進だけでなく紙の保管コストの削減や、各種添付資料の検索性の向上にも寄与。
3. 既存環境の制約に合わせた柔軟な対応
グローバル側のIT部門にて定める独自の運用ルールや利用可能ツール等の環境面での制約が多く存在する中で、顧客要望を満たす最適なパッケージの選定を実施。